• Inleiding tot de Report Engine.
• Overzicht van de GUI, wat vind je waar terug op het scherm.
• Wat is het verschil tussen de Pagina en de Body.
• De Preview of Voorvertoning gebruiken om het resultaat te zien van uw ontwerp.
• Hoe voeg je afbeeldingen of uw logo toe aan uw factuur template.
• Het gebruik van Bands of Stroken om onderdelen van uw fatuur te groeperen.
• Het gebruik van een Tekst Vak om ‘vaste’ tekst op uw factuur te plaatsen.
• Een Dynamische Tekst gebruiken om velden uit de database te gebruiken in uw factuur.
• Een tabel gebruiken om een lijst van Werk Fiches toe te voegen aan uw factuur.
• Lettertypes en kleuren aanpassen van verschillende onderdelen.

Als bonus bekijken we ook even hoe we verschillende templates kunnen groeperen ondeer één template met verschillende layouts.

Deze tutorial (en de vorige tutorials), zijn zoals steeds beschikbaar via de podcast en kan u dus volledig automatisch binnenhalen via iTunes, of download deze aflevering hier.

Als hieromtrent nog vragen zijn, aarzel dan niet om deze te posten als commentaar op dit artikel. Ondanks de toch ietwat lange duur van deze aflevering, hoop ik dat iedereen er wel iets zal van opsteken.

Het doel van deze tutorial is om de gebruiker te begeleiden bij het aanmaken van facturen. Hiervoor zijn een aantal mogelijkheden. Zo kan je onmiddellijk van een aantal Fiches (Slips) een factuur laten genereren. We overlopen even de beschikbare instellingen en templates en halen ook even aan dat een aantal van de meegeleverde templates voorzien zijn van meerdere lay-outs. We staan ook even stil bij de mogelijkheden m.b.t. het afdrukken van de facturen, het bewaren van de gegenereerde facturen in PDF formaat en het automatisch versturen van de facturen naar de desbetreffende klant. Met Billings 3 ben je immers in staat om op een heel eenvoudige en snelle manier een factuur te genereren, af te drukken en te versturen.

Na het opstellen en versturen van uw facturen is het uiteraard ook belangrijk om de betaling van die facturen goed op te volgen. Ook hiervoor beschikt Billings 3 over de nodige tools. Zo kan je onmiddellijk vanuit het systeem een betaling toevoegen voor een bepaalde factuur, voor meerdere facturen of zelfs een gedeeltelijke betaling van een factuur invoeren. In het bron en informatie paneel links op het Billings scherm krijg je trouwens ook onmiddellijk de nodige feedback te zien. Klanten met achterstallige betalingen verschijnen immers in het rood. De desbetreffende klant even aanklikken en in het informatie paneel zie je onmiddellijk een stand van zaken. Heeft de klant nog facturen niet betaald, en is de vervaldag van de desbetreffende factuur reeds voorbij, dan krijg je ook daar een aanduiding in het rood van het achterstallige bedrag.

Het is trouwens ook mogelijk om met Billings 3 hier onmiddellijk op te reageren. Zie je dat een klant achterstallige betalingen heeft, dan kan je met een simpele klik op een knop een herinnering sturen naar de desbetreffende klant. De klant in kwestie krijgt dan een rapportje met een overzicht van de openstaande facturen, wat er reeds betaald is, en wat reeds had moeten betaald worden.

Vanuit het informatie paneel is het trouwens ook duidelijk te zien of er bepaalde fiches voor een klant nog niet afgewerkt zijn, of nog niet gefactureerd zijn. Ook hiervoor kan je dan onmiddellijk vanuit het informatie paneel een factuur genereren voor de desbetreffende fiches.

In het laatste onderdeel bekijken we ook even het ruime aanbod van rapporten dat standaard met Billings 3 geleverd wordt. Wens je meer informatie over uw klanten, over klanten die niet gefactureerd werden, of niet betaalde facturen, dan heeft Billings 3 daar wel een standaard rapport voor. Dat is echter niet alles, Billings 3 heeft standaard ook rapporten waarmee je een overzicht kan krijgen van fiches per categorie, per werknemer, overzichten van betalingen, verstuurde herinneringen, uitgaven en prestaties en nog veel mee.

Naast de standaard rapporten en templates voor facturen, is het met Billings 3 ook mogelijk om zelf uw eigen rapport of factuur layout aan te maken. Ik heb dat ondertussen al even geprobeerd en ben toch tevreden met het resultaat. Het is niet 100% gelijk aan het originele ontwerp, maar het komt toch al aardig in de buurt. Ik hoop dan ook hiervan een kleine tutorial te maken en te publiceren als een nieuwe aflevering van de iTutor PodCast.

Deze tutorial (en de vorige tutorials), zijn zoals steeds beschikbaar via de podcast en kan u dus volledig automatisch binnenhalen via iTunes, of download deze aflevering hier.

Heeft u opmerkingen of suggesties in verband met de vertalingen, of zelfs in verband met de podcast zelf, dan kan je die altijd als commentaar posten op deze website. Op die manier kunnen ook andere gebruikers eventueel feedback geven en leren we misschien allemaal wel nog iets van elkaar.

Verder resteert mij nog jullie het allerbeste voor 2009 toe te wensen. Ik van mijn kant hoop dat de iTutor Podcast nog verder kan uitgroeien, en regelmatiger nieuwe tutorials beschikbaar kan stellen.

Deze week heb ik nog wat zitten experimenteren en het goede nieuws is dat de laatste aflevering opnieuw perfect afspeelt op de iPod en iPhone ! Vanaf aflevering 8 is dus alles weer in orde, en de Billings 3 tutorial kan je dus opnieuw bekijken op uw favoriete apple MP3 speler (en telefoon). Ik heb beiden even uitgetest en het werkt. Normaal gezien zou ook de iPod Touch geen probleem mogen geven, maar aangezien ik er zelf geen heb, kon ik dat jammergenoeg niet testen.

Aflevering 2 tot en met 7 vormen dus nog een probleem. Ik zou die afleveringen opnieuw kunnen omzetten, uploaden en de oude afleveringen vervangen, maar dat zou mij toch wat tijd, bandbreedte en dus ook geld kosten. Voorlopig heb ik dus beslist om deze afleveringen zo te laten. Mocht er op een gegeven moment een gulle sponsor tevoorschijn komen, dan kan ik die afleveringen alsnog opnieuw gaan publiceren.

Geniet dus vanaf de laatste aflevering terug van de podcast op uw iPod en iPhone.

Groeten,

Stefaan

Alles begint natuurlijk bij het downloaden van Billings 3, en dat kan gebeuren via de website van MarketCircle. De applicatie is beschikbaar als proef versie waarmee je gedurende 21 dagen ongelimiteerd alle functionaliteiten kan uittesten. Na de periode van 21 dagen kan je, mits het aanschaffen van een licentie, gewoon blijven verder werken zonder dat je iets van data verliest. We bekijken in het eerste hoofdstuk hoe we de toepassing kunnen downloaden, installeren en configureren. We overlopen even de Setup Assistant waarmee u een basis configuratie kan aanmaken. Daarna overlopen we even de verschillende instellingen en halen zo aan hoe we die basis configuratie kunnen aanpassen. We bekijken ook even de mogelijkheden m.b.t. labels en extra velden en gaan even na hoe we die zaken kunnen gebruiken om alles wat beter te organiseren. Daarna nemen we even het concept van Klanten en Projecten onder de loep, en zien we een aantal mogelijkheden om uw klanten in Billings 3 te organiseren.

Eens we wat vertrouwd zijn met de User Interface, is het tijd voor het echte werk. We bekijken even het concept van Slips en de verschillen tussen Estimate Slips en Working Slips. De Working Slips kan je best vergelijken met een Werkopdracht of een bepaalde taak die uitgevoerd moet worden. Een project kan bestaan uit meerdere Working Slips, en voor eider van deze working slips kan je meerdere prestaties hebben. Zo kan je bijvoorbeeld een Working Slip hebben voor het bewerken van een video in FCP, maar kan je daar op verschillende dagen een aantal uren op presteren. In de tutorial bekijken we ook even hoe we de time functionaliteiten kunnen gebruiken. Hiermee kunnen we onze tijd laten registreren voor een bepaalde Working Slip, en dat terwijl we aan het werken zijn. Dat brengt ons natuurlijk bij het Time Window waar we een overzicht hebben van onze actieve slips en van waaruit we perfect een tijdsregistratie op een bepaalde slip kunnen starten.

Het laatste deel van deze tutorial geeft u een aantal tips om sneller en effeciënter om te gaan met Working en Estimate Slips. In het eerste hoofdstuk hadden we bij de instellingen reeds kort gesproken over Blueprints, en in dit hoofdstuk gaan we daar dieper op in. Blueprints kan je eigenlijk best vergelijken met een template voor uw Working of Estimate Slips. Op die Blueprints kan je reeds alle nodige zaken gaan specifïeren zodat je ze niet steeds opnieuw moet invoeren bij het toevoegen van een Slip. Je bent dus in staat om een reeks van voorgedefiniëerde slips aan te maken, en deze Blueprints dan te gebruiken wanneer je een nieuwe slip invoert. Gebeurt het vaker dat je Video Editing moet uitvoeren voor een bepaald project ? Maak dan snel even een Blueprint aan waar je het tarief, de BTW voet en nog andere zaken op instelt. Steeds wanneer je nu een Video Editing slip moet aanmaken kan je nu de Blueprint gebruiken, waardoor de meeste zaken reeds voor u ingevuld worden.

Billings 3 bevat natuurlijk meer functionaliteiten dan wat we in deze tutorial hebben gezien. Met Billings 3 kan je ook facturen genereren op basis van uw Working Slips, facturen afdrukken en doorsturen naar uw klanten, en zelfs de betaling van die facturen opvolgen. Ik heb echter besloten om deze tutorial op te delen in 2 afleveringen van de podcast. Op die manier wordt de tutorial zelf wat korter gehouden en worden de bestanden zelf ook wat kleiner. In de volgende aflevering gaan we dus zeker verder met de Billings 3 Tutorial en gaan we vooral de Facturatie, Betalingsopvolging en de rapporten even nader bekijken.

Deze tutorial (en de vorige tutorials), zijn zoals steeds beschikbaar via de podcast en kan u dus volledig automatisch binnenhalen via iTunes, of download deze aflevering hier.

Opmerkingen, suggesties, commentaren en ideeën voor een volgende aflevering zijn nog altijd welkom op onze website, of mail ze even door naar ons e-mail adres.