ITP0009 – Billings 3 – Facturen Genereren, Betalingen Opvolgen – Rapporten

On December 31, 2008, in Andere Software, Podcast, Software, Video Tutorials, by Stefaan Lesage

Deze aflevering van de podcast heeft opnieuw wat vertraging opgelopen, maar deze keer heb ik ook een Primeur als reden. Na de vorige aflevering ben ik namelijk in contact gekomen met de mensen van Marketcicle en werd de vraag gesteld of ik eventueel wou instaan voor een Nederlandse vertaling van Billings 3

De gelokaliseerde versie is ondertussen reeds beschikbaar als een Beta voor de huidige gebruikers. Een link naar die versie is terug te vinden in het Billings Localization Forum. De vertaling is zeker nog niet compleet, maar met deze beta versie heb je toch al een idee hoe Billings 3 er zal uitzien in het Nederlands. Zowat 90% van alle GUI elementen zijn ondertussen reeds vertaald, maar er moet nog werk gemaakt worden van de Templates en hier en daar moeten nog een aantal vertalingen aangepast worden. Je mag dus gerust al even een kijkje nemen, en alle feedback m.b.t. de vertalingen kan je kwijt op deze website en eventueel via mail of op het Billings forum. Deze video tutorial werd dus opgenomen op basis van de Beta versie en is dus gemaakt op basis van de Nederlandstalige interface.

Billings Box (Medium)Het doel van deze tutorial is om de gebruiker te begeleiden bij het aanmaken van facturen. Hiervoor zijn een aantal mogelijkheden. Zo kan je onmiddellijk van een aantal Fiches (Slips) een factuur laten genereren. We overlopen even de beschikbare instellingen en templates en halen ook even aan dat een aantal van de meegeleverde templates voorzien zijn van meerdere lay-outs. We staan ook even stil bij de mogelijkheden m.b.t. het afdrukken van de facturen, het bewaren van de gegenereerde facturen in PDF formaat en het automatisch versturen van de facturen naar de desbetreffende klant. Met Billings 3 ben je immers in staat om op een heel eenvoudige en snelle manier een factuur te genereren, af te drukken en te versturen.

Na het opstellen en versturen van uw facturen is het uiteraard ook belangrijk om de betaling van die facturen goed op te volgen. Ook hiervoor beschikt Billings 3 over de nodige tools. Zo kan je onmiddellijk vanuit het systeem een betaling toevoegen voor een bepaalde factuur, voor meerdere facturen of zelfs een gedeeltelijke betaling van een factuur invoeren. In het bron en informatie paneel links op het Billings scherm krijg je trouwens ook onmiddellijk de nodige feedback te zien. Klanten met achterstallige betalingen verschijnen immers in het rood. De desbetreffende klant even aanklikken en in het informatie paneel zie je onmiddellijk een stand van zaken. Heeft de klant nog facturen niet betaald, en is de vervaldag van de desbetreffende factuur reeds voorbij, dan krijg je ook daar een aanduiding in het rood van het achterstallige bedrag.

Het is trouwens ook mogelijk om met Billings 3 hier onmiddellijk op te reageren. Zie je dat een klant achterstallige betalingen heeft, dan kan je met een simpele klik op een knop een herinnering sturen naar de desbetreffende klant. De klant in kwestie krijgt dan een rapportje met een overzicht van de openstaande facturen, wat er reeds betaald is, en wat reeds had moeten betaald worden.

Vanuit het informatie paneel is het trouwens ook duidelijk te zien of er bepaalde fiches voor een klant nog niet afgewerkt zijn, of nog niet gefactureerd zijn. Ook hiervoor kan je dan onmiddellijk vanuit het informatie paneel een factuur genereren voor de desbetreffende fiches.

In het laatste onderdeel bekijken we ook even het ruime aanbod van rapporten dat standaard met Billings 3 geleverd wordt. Wens je meer informatie over uw klanten, over klanten die niet gefactureerd werden, of niet betaalde facturen, dan heeft Billings 3 daar wel een standaard rapport voor. Dat is echter niet alles, Billings 3 heeft standaard ook rapporten waarmee je een overzicht kan krijgen van fiches per categorie, per werknemer, overzichten van betalingen, verstuurde herinneringen, uitgaven en prestaties en nog veel mee.

Naast de standaard rapporten en templates voor facturen, is het met Billings 3 ook mogelijk om zelf uw eigen rapport of factuur layout aan te maken. Ik heb dat ondertussen al even geprobeerd en ben toch tevreden met het resultaat. Het is niet 100% gelijk aan het originele ontwerp, maar het komt toch al aardig in de buurt. Ik hoop dan ook hiervan een kleine tutorial te maken en te publiceren als een nieuwe aflevering van de iTutor PodCast.

Deze tutorial (en de vorige tutorials), zijn zoals steeds beschikbaar via de podcast en kan u dus volledig automatisch binnenhalen via iTunes, of download deze aflevering hier.

Heeft u opmerkingen of suggesties in verband met de vertalingen, of zelfs in verband met de podcast zelf, dan kan je die altijd als commentaar posten op deze website. Op die manier kunnen ook andere gebruikers eventueel feedback geven en leren we misschien allemaal wel nog iets van elkaar.

Verder resteert mij nog jullie het allerbeste voor 2009 toe te wensen. Ik van mijn kant hoop dat de iTutor Podcast nog verder kan uitgroeien, en regelmatiger nieuwe tutorials beschikbaar kan stellen.

21 Responses to ITP0009 – Billings 3 – Facturen Genereren, Betalingen Opvolgen – Rapporten

  1. Koen says:

    Ik heb gemerkt in de versie 3.0.3 dat het afronden van mijn prijzen niet correct gebeuren.
    Ik vul bij een nieuwe working slip mijn uren en prijs in. (ik gebruik geen timer)
    Normaal gezien zou dit een getal moeten opleveren tot 3 cijfers na de komma.
    Maar Billings rondt dit steeds naar beneden af op 2 cijfers na de komma.

    123,447 zou normaal gezien afgerond moeten worden op 123,45 maar billings rondt af op 123,44.
    Indien het derde cijfer na de komma kleiner is dan 5 moet het idd naar beneden worden afgerond.

    Kan je ergens instellen dat billings dit correct doet?

  2. Beste,

    Ik zit momenteel niet achter mijn Mac, dus kan ik het zo onmiddellijk niet bekijken. Vanavond ga ik dat zeker even checken.

    Is het echter niet zo dat Billings de waarden niet afrond, maar enkel de eerste twee decimalen weergeeft ? Ik weet het niet zeker, maar dat zou eventueel kunnen.

    Ik zal het zeker even bekijken, en laat u nog iets weten. Mocht ik er geen antwoord op vinden, dan speel ik het door aan de mensen van MarketCircle zelf.

    Met vriendelijke groeten,

    Stefaan

  3. Koen,

    Ik heb dat hier net even geprobeerd, en ik heb een Working slip aangemaakt voor een Vast bedrag van 123,447 € zonder BTW tarief. Billings rond het in mijn geval correct af naar 123,45 zoals jij het verwacht. Het kan misschien zijn dat jij het op een andere manier doet. Als dat het geval is, laat dan even weten hoe je het probeert.

    Ik moet wel even erbij vermelden dat ik momenteel werk op 3.0.4. beta (met de Nederlanstalige GUI), dus daar kan het misschien ook aan liggen.

    Met vriendelijke groeten,

    Stefaan

  4. Koen says:

    Heb het probleem gevonden:

    123,447 -> wordt 123,45
    123,444 -> wordt 123,44
    123,445 -> wordt 123,44

    een decimaal getal van 5 moet naar boven worden afgerond.
    Billings rond deze naar beneden af.

  5. Michael says:

    @ Stefaan

    Hallo,

    Ik heb gelezen dat er een beta versie is van billings 3. Ik sta op het punt om billings aan te schaffen maar wil graag weten of ik deze dan ook in het nederlands kan krijgen?

    Ik hoor graag.

    Gr.Michael

  6. Beste,

    In de laatste Beta versie van Billings is de User Interface reeds vertaald in het Nederlands. Er zijn een aantal zaken die nog lichtjes gecorrigeerd moeten worden, en misschien nog een aantal Typo’s, maar die zou in het Nederlands moeten zijn.

    Momenteel wordt er druk gewerkt aan de Nederlandse vertaling van de Rapporten en Factuur Templates en zo. Je kan best eens kijken op het Billings Localization Forum, daar vind je een link naar de laatste Beta versie. (http://forums.marketcircle.com/eve/forums/a/tpc/f/6271020595/m/2381020595)

    Ik vermoed dat er binnekort een update zal komen waar een aantal Typo’s reeds in gecorrigeerd zijn.

    Met vriendelijke groeten,

    Stefaan

  7. Michael says:

    @ Stefaan.

    Top te horen.
    Als ik deze Beta download en installeer, en ik koop vervolgens de licentie, blijft het pakket dan nederlands of is het alleen mogelijk voor de engelse versie een licentie te kopen?

    Gr.
    Michael

  8. Michael,

    Voor zover ik weet ik se officiële versie 3.0.3, en die bevat nog geen vertalingen. Vertalingen zijn enkel actief in de 3.0.4 beta. Wanneer die beschikbaar zal zijn weet ik voorlopig niet, maar volgens mijn bronnen kan het wel nog even duren.

    Als je nu dus na de trial een officiële licentie koopt, dan zal je die kunnen gebruiken in de 3.0.4 beta. Wanneer de 3.0.4 uitkomt zal je trouwens ook gewoon kunnen updaten vanaf een 3.0.3 zonder extra kost vemoed ik.

    Of je dus nu kiest voor de Beta versie of de Officiële versie maakt op zich niet veel uit. De Officiële versie heeft nog geen Nederlandse vertalingen, maar die zal je dan automatisch krijgen bij een upgrade naar 3.0.4

    Groeten,

    Stefaan

  9. Niels says:

    Enig idee wanneer de nederlandstalige versie op de markt komt want zou deze zeer graag aankopen.
    Voor de rest: super tutors hier!!

    Bedankt,

    Niels

    • Hallo Niels,

      Voorlopig heb ik geen idee, de bedoeling was om te wachten tot alle vertalingen ‘af’ zijn. Onlangs heb ik echter gehoord van de Devs dat de Release Cycle misschien wat zal ingekort worden, en dat er een nieuwe versie zal zijn wanneer ‘een aantal vertalingen klaar zijn’. Ik zal het even voor u navragen.

      Trouwens, je kan gerust nu al een licentie kopen en de Beta met de nederlandstalige GUI gebruiken. Daar zijn ondertussen ook al een aantal foutjes in opgelost. Onder andere in de Report Engine. Ik heb namelijk een nieuwe tutorial opgenomen over de Report Engine van Billings3 en een aantal probleempjes doorgegeven. De mensen van MarketCircle hebben al die zaken ondertussen reeds opgelost.

      Groeten,

      Stefaan

  10. Andy Deglorie says:

    Hey,

    Ik heb al een paar dagen geleden Billings gedownload en tot mijn verrassing was de interface in het Nederlands (Well Done!)
    Nu zou ik willen overgaan tot de aankoop van een licentie maar ik werk zowel met een MacBook Air als een iMac en op beide zou ik dit programma wel gebruiken. Moet ik 2 licenties kopen dan?
    Wordt een licentiecode opgestuurd? Of is het allemaal via download eenmaal je dit aankoopt?

    Groeten, Andy

  11. Andy,

    Het probleem zal zijn dat je zelf de database zal moeten synchroniseren tussen de twee machines. Voor zover ik weet is Billings 3 er niet op voorzien om bv op meerdere machines te werken aan de hand van dezelfde database.

    Een Billings3 installeren op twee verschillende machines zal er immers voor zorgen dat je op de twee machines een eigen database hebt, dus zaken die je op de Macbook invoert komen niet automatisch op je iMac terecht. Bij iedere aanpassing zou je dus de DB moeten kopieren naar de andere machine.

    Groeten,

    Stefaan

  12. Mark Frans says:

    Beste

    ik ben Billings aan het testen en ik vind het een top-programma.
    Ook jou Podcasts mogen er zeker zijn!
    ik vroeg me nog wel af hoe de interest bij laattijdige betaling wordt ingesteld.
    Wanneer je een aanmaning opstelt komt er onderaan het factuur een balk met de prijs per 30 dagen.
    wanneer ik een test-aanmaning genereer komt bij “huidig” het normale bedrag te staan, en verder in de tijdsbalk staat steeds 0,00 Euro.

    Zou je hier wat meer info over kunnen geven?
    Alvast bedankt!

    Vriendelijke groeten,
    Mark Frans

  13. Peter says:

    Hallo Stefaan,

    Ik werk op dit ogenblik met de proefversie van Billings. Valt me zeer goed mee, met uitzondering van het rapportgedeelte. Eenvoudige rapporten per klant zitten niet in de standaard templates en het lukt met niet om die zelf op de wereld te krijgen.

    Heb jij misschien een idee hoe ik een template kan bouwen waarbij ik zowel de periode (want dat lukt me nog) als de klant kan specifiëren?

    Alvast bedankt,

    Peter

  14. Peter,

    Laat even weten welk type rapport je juist zoekt. Normaal gezien zit er toch al veel in het systeem hoor.

    Groeten,

    Stefaan

  15. Peter says:

    Hallo Stefaan,

    Eigenlijk ben ik op zoek naar een rapport waarbij ik de klant en de periode op voorhand kan ingeven en dan een overzicht krijg van alle slips voor die opgegeven periode.

    Het gebeurt nu vaak dat we een klant een overzicht geven (maar nog geen factuur) van de taken die we gedurende een week voor hem hebben gepresteerd, zodat hij een overzicht houdt van de tijdsbesteding en de bijbehorende kosten. 1 maal per maand wordt er dan een factuur opgemaakt voor de afgelopen 4 weken.

    Dat rapport, zo mogelijk met een scheiding per dag, is waar we naar op zoek zijn.

    Dank bij voorbaat voor je aandacht en tijd!

    Met vriendelijke groeten,

    Peter

  16. Stefan says:

    Hoi Stefaan,

    Heb een vraag. Bestaat er zoiets als een Billings Manual, dus gewoon een boekwerkje waar alles piekfijn in staat uitgelegd? Ben niet zo’n held met dit programma (gebruik het nog niet echt) en ben van het type: heel vaak oefenen voordat het lukt.

    Het liefste een Nederlands geschreven versie als deze tenminste bestaat.
    Waar zou ik zoiets vanaf kunnen halen?

    Alvast bedankt!

    Groet, Stefan

    • Stefaan Lesage says:

      Dag Stefan,

      Eignelijk zou je bij de makers van de Software eens moeten horen (Marketcircle), maar ik vrees ervoor. Ik heb immers nooit een gedrukte handleiding gezien, en in het Nederlands hadden ze totaal niets. De applicatie is zelfs deels met mijn hulp toen vertaald naar het Nederlands.

  17. Ilonka says:

    Hallo Stefan,

    ik wil met het nieuwe jaar starten met nieuwe volgnummers van mijn facturen.
    Wel wil ik mijn klanten, betalingen etc bewaren. Het gaat dus echt om opnieuw te beginnen met de volgnummers

    Alvast bedankt.

    Gr Ilonka

  18. Ilonka says:

    Hallo Stefan,

    Ik wil graag voor het nieuwe jaar starten met nieuwe volgnummers op mijn factuur.
    Hierbij wil ik wel mijn klantenbestand etc gewoon behouden. dus alleen nieuwe volgnummers.

    Gr Ilonka

    • Stefaan Lesage says:

      Dat kan toch gewoon door via de Preferences / Numbering de Invoices / Statements / Estimates opnieuw te laten beginnen vanaf 0 ? Ik zoe dan meestal :

      Numbering Prefix Number
      Next Estimate 2013-E 001
      Next Invoice 2013- 001
      Next Statement 2013-S 001

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Looking for something?

Use the form below to search the site:

Still not finding what you're looking for? Drop a comment on a post or contact us so we can take care of it!

Visit our friends!

A few highly recommended friends...