ITP0008 – Billings 3

On October 23, 2008, in Andere Software, Podcast, Software, Video Tutorials, by Stefaan Lesage

Het is al een tijdje geleden dat ik een nieuwe tutorial heb toegevoegd aan de podcast. De reden hiervoor is dat ik ondertussen gestart ben met een eigen zaak, en het dus even heel druk had met een aantal andere zaken. Voor mijn eigen zaak was ik echter op zoek naar een toepassing waarmee ik mijn tijdsregistratie kon bijhouden, en op basis daarvan facturen kan laten genereren voor mijn klanten. Ik heb er ondertussen een aantal geëvalueerd, en heb uiteindelijk de keuze gemaakt voor Billings.

Billings is een Desktop Mac applicatie die u, aan de hand van een eenvoudige GUI, toelaat om bij te houden hoeveel tijd je spendeert aan bepaalde projecten. De toepassing werd ontwikkeld door de mensen van Marketcicle, die ook Daylite hebben ontwikkeld. Met Billings kan je niet alleen uw gepresteerde uren registreren aan de hand van timers, maar je kan op basis van uw tijdsregistratie ook facturen laten genereren en doorsturen naar uw klanten. Billings beschikt ook over de mogelijkheid om uw betalingen op te volgen, en zo vanuit de toepassing ook een stand van zaken te hebben m.b.t. uw inkomende facturen. De toepassing is voorzien van een groot aantal professioneel ogende factuur sjablonen en biedt u ook een grote verzameling van rapporten. Billings richt zich niet alleen tot de eenmanszaak, maar kan ook perfect gebruikt worden binnen een kleine onderneming. Ondertussen werd Billings geupgrade naar versie 3, en deze tutorial werd dan ook op basis van de laatste versie opgemaakt. Het was onmogelijk om alles in 1 aflevering te proppen, dus heb ik beslist om de komende aflevering ook verder te gaan met de Billings 3 Tutorial.

Alles begint natuurlijk bij het downloaden van Billings 3, en dat kan gebeuren via de website van MarketCircle. De applicatie is beschikbaar als proef versie waarmee je gedurende 21 dagen ongelimiteerd alle functionaliteiten kan uittesten. Na de periode van 21 dagen kan je, mits het aanschaffen van een licentie, gewoon blijven verder werken zonder dat je iets van data verliest. We bekijken in het eerste hoofdstuk hoe we de toepassing kunnen downloaden, installeren en configureren. We overlopen even de Setup Assistant waarmee u een basis configuratie kan aanmaken. Daarna overlopen we even de verschillende instellingen en halen zo aan hoe we die basis configuratie kunnen aanpassen. We bekijken ook even de mogelijkheden m.b.t. labels en extra velden en gaan even na hoe we die zaken kunnen gebruiken om alles wat beter te organiseren. Daarna nemen we even het concept van Klanten en Projecten onder de loep, en zien we een aantal mogelijkheden om uw klanten in Billings 3 te organiseren.

Eens we wat vertrouwd zijn met de User Interface, is het tijd voor het echte werk. We bekijken even het concept van Slips en de verschillen tussen Estimate Slips en Working Slips. De Working Slips kan je best vergelijken met een Werkopdracht of een bepaalde taak die uitgevoerd moet worden. Een project kan bestaan uit meerdere Working Slips, en voor eider van deze working slips kan je meerdere prestaties hebben. Zo kan je bijvoorbeeld een Working Slip hebben voor het bewerken van een video in FCP, maar kan je daar op verschillende dagen een aantal uren op presteren. In de tutorial bekijken we ook even hoe we de time functionaliteiten kunnen gebruiken. Hiermee kunnen we onze tijd laten registreren voor een bepaalde Working Slip, en dat terwijl we aan het werken zijn. Dat brengt ons natuurlijk bij het Time Window waar we een overzicht hebben van onze actieve slips en van waaruit we perfect een tijdsregistratie op een bepaalde slip kunnen starten.

Het laatste deel van deze tutorial geeft u een aantal tips om sneller en effeciënter om te gaan met Working en Estimate Slips. In het eerste hoofdstuk hadden we bij de instellingen reeds kort gesproken over Blueprints, en in dit hoofdstuk gaan we daar dieper op in. Blueprints kan je eigenlijk best vergelijken met een template voor uw Working of Estimate Slips. Op die Blueprints kan je reeds alle nodige zaken gaan specifïeren zodat je ze niet steeds opnieuw moet invoeren bij het toevoegen van een Slip. Je bent dus in staat om een reeks van voorgedefiniëerde slips aan te maken, en deze Blueprints dan te gebruiken wanneer je een nieuwe slip invoert. Gebeurt het vaker dat je Video Editing moet uitvoeren voor een bepaald project ? Maak dan snel even een Blueprint aan waar je het tarief, de BTW voet en nog andere zaken op instelt. Steeds wanneer je nu een Video Editing slip moet aanmaken kan je nu de Blueprint gebruiken, waardoor de meeste zaken reeds voor u ingevuld worden.

Billings 3 bevat natuurlijk meer functionaliteiten dan wat we in deze tutorial hebben gezien. Met Billings 3 kan je ook facturen genereren op basis van uw Working Slips, facturen afdrukken en doorsturen naar uw klanten, en zelfs de betaling van die facturen opvolgen. Ik heb echter besloten om deze tutorial op te delen in 2 afleveringen van de podcast. Op die manier wordt de tutorial zelf wat korter gehouden en worden de bestanden zelf ook wat kleiner. In de volgende aflevering gaan we dus zeker verder met de Billings 3 Tutorial en gaan we vooral de Facturatie, Betalingsopvolging en de rapporten even nader bekijken.

Deze tutorial (en de vorige tutorials), zijn zoals steeds beschikbaar via de podcast en kan u dus volledig automatisch binnenhalen via iTunes, of download deze aflevering hier.

Opmerkingen, suggesties, commentaren en ideeën voor een volgende aflevering zijn nog altijd welkom op onze website, of mail ze even door naar ons e-mail adres.

17 Responses to ITP0008 – Billings 3

  1. ctmax says:

    Ah, gave podcast. Was op zoek naar een goed factuurpogramma voor mijn bedrijf. En dat moet uiteraard op mijn Mac werken : -) Ik werk veel met abonnementen, o.a. hosting contracten. Hoe zou je dat in dit programma goed kunnen invullen? Moet ik dan blueprints aanmaken met bepaalde abonnementsvormen daarin ofzo?

  2. Beste,

    Die Hosting Contracten zijn zogenaamde wederkerende facturen. Die zou je kunnen aanmaken als ‘Recurring Invoices’. Klik in het bron venster op Recurring en dan kan je een nieuwe Recurring invoice aanmaken. Je kan aan die factuur dan de nodige slips koppelen of nieuwe slips aanmaken op basis van een BluePrint.

    Er is echter nog nieuws 🙂 De mensen van MarketCircle hebben mij gevraagd of ik voor een Nederlandse vertaling van de GUI zou kunnen zorgen. Een groot deel van de termen werd ondertussen reeds vertaald en is beschikbaar in een nieuwe Beta die terug te vinden is via http://forums.marketcircle.com/eve/forums/a/tpc/f/6271020595/m/2381020595

    Mocht je het even willen uitproberen, doe gerust, en laat mij eventueel weten waar ik in de mist ging met de vertaling.

    Groeten,

    Stefaan

  3. pixelman says:

    nice job 🙂

    ik gebruik billing nu al 1 jaar en ben er tevreden over.
    Enige jammere is dat er nergens een deftige uitleg staat over het maken van eigen templates. Het ziet er allemaal wel deftig uit, die editor, maar gebruiksvriendelijkheid is wat anders.

    Ik moet nu bv altijd een 2e pagina wissen uit mijn pdf omdat ik die niet wegkrijg. Heel stom.
    En zo zijn er nog stomme zaken.
    Dus in een komende tut mag je het zeker hebben over de templates.

    ciao

  4. Beste,

    Ik moet zeggen, ik ben ook wel tevreden over Billings. Gebruik het ondertussen ook al een tijdje, en vind versie 3 veel gebruiksvriendelijker dan de vorige versie. De report engine die er in zit is inderdaad iets minder eenvoudig te gebruiken.

    Zelf ben ik ook een ontwikkelaar en heb ik al met verschillende reporting engines moeten werken, dus de concepten zijn voor mij duidelijk. Toch heeft het hier ook een uurtje of twee – drie geduurd eer ik mijn factuur had zoals ze werd ontworpen. En dan nog heb ik een aantal zaken anders moeten oplossen omdat ik niet vond hoe het binnen de Reporting Engine van Billings moest gebeuren. Ondertussen is het mij wel gelukt.

    In de komende tutorial gaan we vooral het gedeelte facturatie en opvolging van betalingen uit de doeken doen. Als er tijd genoeg is komt er nog een deel over de report engine. Zo niet, moet er maar een derde aflevering komen die zich daarop focused. Als je vragen of suggesties hebt hieromtrent, laat dan even iets weten. Misschien kan ik ze wel verwerken in de komende aflevering.

    Met vriendelijke groeten,

    Stefaan

  5. Bassie says:

    Wat ik trouwens echt niet kan vinden is projectnummers. Ik gebruik Ibiz die automatisch projectnummers aanmaakt. Hoe valt dit op te lossen. Daarnaast is het lastig dat je niet in de slip kunt kiezen uit vaste producten (producten en uren gekoppeld aan een tarief).
    Hebben jullie daar geen last van?

  6. Bassie,

    Ik zal dat even uitzoeken voor u. Als ik het goed voor heb kan je gewoonweg het project nummer opgeven op het niveau van het project. Volgens mij kan je dat laatste verwezenlijken met de blueprints. Daar kan je bv de configuratie doen voor een product / tarief en dat kan je dan gebruiken om de nieuwe slips aan te maken. Nu moet ik wel zeggen dat ik hier momenteel achter een PC zit en dus niet effectief kan kijken hoe het zit, maar ik beloof dat ik het even zal bekijken.

    Ow, voor ik het vergeet. De nieuwe aflevering heeft ietwat vertraging opgelopen, maar deze keer heb ik er een goede reden voor 🙂 We zijn namelijk druk bezig samen met de mensen van MarketCircle om Billings 3 te vertalen naar het Nederlands ! ! !

    De nieuwe aflevering zal dus gemaakt worden op basis van een Nederlandstalige versie van Billings. Die versie is voorlopig nog niet voor het publiek beschikbaar (wel in Beta). En alles is nog niet vertaald, maar het ziet er voorlopig al goed uit 🙂

    Groeten,

    Stefaan

  7. […] If you understand Dutch you could watch these screencasts to get an idea how Billings 3 […]

  8. […] Zelf heb ik nog wat tutorials gevolgd op: iTutorpodcast (Nederlandstalig, er zijn ook nog meer tutorials te bekijken) […]

  9. Lisa says:

    Bedankt voor de uitleg!

  10. Graag gedaan Lisa 🙂

  11. Ann-Sophie says:

    Hoi, bedankt alvast voor de tutorials van Billings.
    Ze hebben goed geholpen, alleen vind ik dat het programma wel nog steeds veel bugs bevat. Werken ze hieraan of moet ik geen verbetering verwachten in de nabije toekomst?

    Het template systeem vind ik wel nogal omslachtig en weinig intuïtief om eerlijk te zijn, toch zeker als je Adobe gewoon bent.

    • Hallo,

      Laat even aan de developers van MarketCircle weten wat de bugs zijn. Er wordt nog constant aan gewerkt, maar ik heb eigenlijk niets met het programma zelf te maken. Ben zelf ook maar een gebruiker.

      Het template systeem is inderdaad niet zo simpel, maar best krachtig vind ik. Het duurt echter wel een tijdje voor je een aantal zaken onder de knie hebt.

      Net trouwend eens naar jullie website gekeken … ben best benieuwd om de rest te zien.

      Groeten,

      Stefaan

  12. dany says:

    zo zouden alle tutorials moeten zijn! duidelijke indeling, en ideaal als eerste kennismaking met een minder vanzelfsprekend stukje software!

  13. Bert says:

    Is Billings ook geschikt voor het factureren van producten?

    Mvg

    • Stefaan Lesage says:

      Ik vermoed als uw lijst van producten beperkt is, dat het nog wel moet lukken … maar het is inderdaad eerder gericht op uurtje factuurtje.

  14. Jack Vanlommel says:

    Beste,

    is het mogelijk om klantnummers te beheren in Billings.
    Als ik een nieuwe klant toevoeg dan komt die in adresboek terecht en eiegenlijk zou ik liever binnen Billings een bestand aanmaken dat zich niet mengt met mijn huidige contacten.

    En zou een automatisch klantennummer handig zijn.

    Weet je of dit kan?? Of enig idee hoe het wel kan of met wat het wel kan?
    Alvast bedankt voor je reactie.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Looking for something?

Use the form below to search the site:

Still not finding what you're looking for? Drop a comment on a post or contact us so we can take care of it!

Visit our friends!

A few highly recommended friends...